Outils de Dématérialisation (GED)

La catégorie Outils de Dématérialisation (GED) regroupe les prestataires spécialisés dans la gestion électronique de documents, l’archivage numérique sécurisé, la dématérialisation des processus internes et la centralisation des informations essentielles du CSE. Ces solutions permettent aux élus de moderniser leur fonctionnement, de gagner un temps considérable, de garantir la conformité réglementaire et d’assurer une traçabilité parfaite de toutes les données du comité.

Les outils de GED CSE permettent notamment de :

• stocker et organiser tous les documents du comité (PV, ordres du jour, accords, factures, budgets, contrats),

• dématérialiser les flux administratifs (notes, justificatifs, documents comptables),

• automatiser la gestion des archives,

• assurer la traçabilité et l’historique des modifications,

• sécuriser les données via un hébergement certifié,

• gérer les autorisations d’accès selon les élus et collaborateurs,

• signer électroniquement les documents,

• centraliser l’ensemble des dossiers légaux du CSE,

• garantir la conformité RGPD et légale (obligations documentaires).

Ces outils réduisent la paperasse, évitent les pertes de documents et permettent d’accéder à l’information en un clic.

Les prestataires référencés sur prestaCSE.fr se distinguent par des solutions performantes, intuitives et adaptées aux besoins des élus, que le comité soit une petite structure ou un CSE central d’un grand groupe. Leur objectif : simplifier et automatiser la gestion documentaire afin de libérer du temps pour les missions essentielles du comité.

Les avantages pour les élus sont nombreux :

• classement automatique des documents,

• recherche intelligente par mots-clés,

• accès multi-supports (ordinateur, tablette, mobile),

• sauvegardes régulières,

• notifications automatiques lors d’ajouts ou mises à jour,

• connexion sécurisée (SSO, double authentification),

• export ou récupération rapide des archives en cas de changement de mandat.

Les salariés bénéficient également d’un accès simplifié aux documents publics du CSE : PV validés, règlements intérieurs, accords d’entreprise, comptes-rendus ou documents d’information. La GED améliore ainsi la transparence et la communication interne.

Les prestataires proposent aussi des services complémentaires :

• intégration avec les logiciels de gestion CSE,

• espace documentaire partagé avec la direction,

• coffre-fort numérique,

• conservation légale des documents sur plusieurs années,

• numérisation de dossiers papier existants,

• formation des élus,

• assistance technique continue,

• audit documentaire et mise en conformité.

Certains acteurs vont plus loin en offrant des solutions intégrées : workflow automatisé des validations, circuits de signature, archivage probant, gestion des droits avancée ou connecteurs avec des logiciels comptables, RH ou juridiques.

Les prestataires sélectionnés dans cette catégorie se distinguent par leur fiabilité, leur sécurité informatique (certifications, hébergement souverain), leur ergonomie et leur capacité à accompagner les élus dans la transformation digitale du CSE.

Choisir un Outil de Dématérialisation (GED) via prestaCSE.fr, c’est moderniser la gestion documentaire, garantir la sécurité des données et simplifier l’ensemble des processus administratifs du comité — tout en renforçant la transparence auprès des salariés.